Mietrecht · September 2026 · 7 Min.
Nicht umlagefähige Nebenkosten: Was Ihr Vermieter nicht abrechnen darf
Die meisten Streitfälle bei der Nebenkostenabrechnung drehen sich um die Höhe einzelner Posten. Die klareren Fälle liegen woanders: bei Positionen, die überhaupt nicht auf die Abrechnung gehören. Hier braucht es keinen Vergleichswert und keine Belegeinsicht — die Rechtslage ist eindeutig.
Der Grundsatz: § 1 Abs. 2 BetrKV
Die Betriebskostenverordnung nennt in § 1 Abs. 2 ausdrücklich zwei Kostenarten, die keine Betriebskosten sind: die Verwaltungskosten und die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Beide dürfen im Wohnraummietverhältnis nicht auf den Mieter umgelegt werden — auch dann nicht, wenn der Mietvertrag es vorsieht. Eine entgegenstehende Klausel ist unwirksam.
Verwaltungskosten
Dazu zählen die Kosten der Hausverwaltung, die Erstellung der Abrechnung selbst, Kontoführung, Porto und der Aufwand für die Geschäftsführung. Der Posten taucht in Abrechnungen unter verschiedenen Namen auf — „Verwaltungspauschale“, „Verwaltungshonorar“, „Verwaltergebühr“ oder als Prozentsatz auf die übrigen Kosten. Entscheidend ist nicht der Name, sondern die Sache.
Hinweis: Achtung, häufige Verwechslung: Bei Eigentumswohnungen zahlt der Eigentümer sehr wohl ein Verwalterhonorar an die WEG-Verwaltung. Er darf es nur nicht an seinen Mieter weiterreichen. Steht es trotzdem auf Ihrer Abrechnung, wurde die Eigentümerabrechnung unbesehen durchgereicht — ein sehr verbreiteter Fehler.
Instandhaltung und Instandsetzung
Reparaturen sind keine Betriebskosten. Betriebskosten sind laufende Kosten des bestimmungsgemäßen Gebrauchs; die Erhaltung der Bausubstanz ist Sache des Vermieters. Die Abgrenzung ist im Einzelfall nicht immer trivial: Die Wartung einer Heizungsanlage ist umlagefähig, ihre Reparatur nicht. Die regelmäßige Prüfung eines Aufzugs ist umlagefähig, der Austausch eines defekten Teils nicht.
Weitere Positionen, die nicht umlagefähig sind
- Rücklagen für künftige Arbeiten: Betriebskosten müssen tatsächlich angefallen sein. Eine Ansparung ist keine angefallene Kostenposition.
- Mietausfallwagnis und Leerstandskosten: Der Vermieter trägt die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Anteile selbst (BGH, Urteil vom 31.05.2006, Az. VIII ZR 159/05).
- Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung: § 2 Nr. 13 BetrKV erfasst die Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes, nicht Versicherungen, die allein das wirtschaftliche Interesse des Vermieters schützen.
- Kabelanschluss für Zeiträume ab dem 01.07.2024: Das Nebenkostenprivileg ist entfallen.
- Kosten der Wohnungseigentümerversammlung: Verwaltungsaufwand, kein Betriebskostenposten.
- Bankgebühren und Kontoführung: gehören zu den Verwaltungskosten.
Und die „sonstigen Betriebskosten“?
Der Auffangposten des § 2 Nr. 17 BetrKV ist die häufigste Grauzone. Er ist nicht per se unzulässig — er ist aber an eine strenge Bedingung geknüpft, die viele Abrechnungen nicht erfüllen. Dazu gibt es einen eigenen Ratgeber.
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